Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
- Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak” (1988:200).
- Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan pada luas lantai yang tersedia” (1956:117).
Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan, diantaranya :
- Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.
- Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
- Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
- Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).
Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.
Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja.
Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:
- Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
- Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,penerangan merata,kursi dan meja yang enak dipakai,memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
- Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.
Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawain
TUJUAN TATA RUANG KANTOR
Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
I. The Liang Gie
- Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin.
- Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar
- Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara
- Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan
- Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan
- Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi tersebut2
- Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)
II. Geofrey Mills dan Standingford
Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi suatu kantor adalah :
- Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi
- Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar
- Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang
- Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja
- Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara
- Komunikasi dan arus kerja diperlancar
- Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri
- Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan
- Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon
- Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :
- Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk keperluan pekerjan
- Menambah semangat kerja pegawai
- Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor
- Mempermudah pengawasan
