Teknologi ini mulai digunakan tahun 1970 yang diawali dengan penggunaan mikroprosesor untuk teknologi komunikasi. Dan pada tahun 1971, jaringan handphone pertama dibuka di Finlandia bernama ARP. Menyusul kemudian NMT di Skandinavia pada tahun 1981 dan AMPS pada tahun 1983. Penggunaan teknologi analog pada generasi pertama menyebabkan banyak keterbatasan yang dimiliki seperti kapasitas trafik yang kecil, jumlah pelanggan yang dapat ditampung dalam satu sel sedikit, dan penggunaan spektrum frekuensi yang boros. Di sisi lain, meningkatnya jumlah pelanggan tidak bisa ditampung generasi pertama. Selain itu, teknologi 1G hanya bisa melayani komunikasi suara, tidak seperti 2G yang bisa digunakan untuk SMS. NMT atau Nordic Mobile Telephone adalah jaringan handphone analog yang pertama kali digunakan secara internasional di Eropa Utara. Jaringan ini beroperasi pada frekuensi 450 MHz sehingga sering disebut NMT-450, ada juga NMT-900 yang beroperasi pada frekuensi 900 MHz. Mengingat tuntutan pasar dan kebutuhan akan kualitas yang semakin baik, lahirlah teknologi generasi ke dua atau 2G. Generasi ini sudah menggunakan teknologi digital. Teknologi 2G lainnya adalah IS-95 CDMA, IS-136 TDMA dan PDC. Generasi kedua selain digunakan untuk komunikasi suara, juga bisa untuk SMS dan transfer data dengan kecepatan maksimal 9.600 bps (bit per second). Sebagai perbandingan, modem yang banyak digunakan untuk koneksi internet berkecepatan 56.000 bps (5,6 kbps). Kelebihan 2G dibanding 1G selain layanan yang lebih baik, dari segi kapasitas juga lebih besar. Karena pada 2G, satu frekuensi bisa digunakan beberapa pelanggan dengan menggunakan mekanisme Time Division Multiple Access (TDMA). Standar teknologi 2G yang paling banyak digunakan saat ini adalah GSM (Global System for Mobile Communication), seperti yang dipakai sebagian besar handphone saat ini. GSM beroperasi pada frekuensi 900, 1800 dan 1900 MHz. GSM juga mendukung komunikasi data berkecepatan 14,4 kbps.
Sejarah
Sejarah GSM diawali dengan diadakannya konferensi pos dan telegraf di Eropa pada tahun 1982. Konferensi ini membentuk suatu study group yang bernama Groupe Special Mobile (GSM) untuk mempelajari dan mengembangkan sistem komunikasi publik di Eropa. Pada tahun 1989, tugas ini diserahkan kepada European Telecommunication Standards Institute (ETSI) dan GSM fase I diluncurkan pada pertengahan 1991.
Pada tahun 1993, sudah ada 36 jaringan GSM di 22 negara. Keunikan GSM dibanding generasi pertama adalah layanan SMS. SMS atau Short Message Service adalah layanan dua arah untuk mengirim pesan pendek sebanyak 160 karakter. GSM yang saat ini digunakan sudah memasuki fase 2. Setelah 2G, lahirlah generasi 2,5 G yang merupakan versi lebih baik dari generasi kedua. Generasi 2,5 ini mempunyai kemampuan transfer data yang lebih cepat. Yang terkenal dari generasi ini adalah GPRS (General Packet Radio Service) dan EDGE. Baru-baru ini, tren komunikasi seluler mulai beralih kepada generasi berikutnya yang diprediksikan akan menjadi teknologi komunikasi seluler yang menjanjikan. Generasi 3 atau 3G merupakan teknologi terbaru dalam dunia seluler. Generasi ini lebih dikenal dengan sebutan UMTS (Universal Mobile Telecommunication System) atau WCDMA (Wideband – Coded Division Multiple Access). Kelebihan generasi terbaru ini terletak pada kecepatan transfer data yang mencapai 384 kbps di luar ruangan dan 2 Mbps untuk aplikasi indoor. Selain itu, generasi ini dapat menyediakan layanan multimedia seperti internet, video streaming, video telephony, dan lain-lain dengan lebih baik. Generasi ketiga ini menggunakan teknologi CDMA yang awalnya muncul dari teknologi militer Amerika Serikat dan dikhususkan pada standar IS-95. Beberapa paten pada jaringan-jaringan yang ada sekarang yang berbasis pada teknologi CDMA dimiliki Qualcomm Inc., sehingga pembuat peralatan membayar royalti. Teknologi CDMA membuat kapasitas suatu sel menjadi lebih besar dibanding sistem GSM karena pada sistem CDMA, setiap panggilan komunikasi memiliki kode-kode tertentu sehingga memungkinkan banyak pelanggan menggunakan sumber radio yang sama tanpa terjadinya gangguan interferensi dan cross talk. Sumber radio dalam hal ini adalah frekuensi dan time slot yang disediakan untuk tiap sel. Sistem komunikasi wireless berbasis CDMA pertama kali digunakan pada tahun 1995 dan sampai sekarang, CDMA merupakan saingan utama dari sistem GSM di banyak negara. Pada tahun 1999, the International Telecommunication Union (ITU) memilih CDMA sebagai standar teknologi untuk generasi ketiga (3G). Varian CDMA yang banyak digunakan adalah WCDMA dan TD-SCDMA. Pada bulan Mei 2001 sudah terdapat 35 juta pelanggan CDMA di seluruh dunia. Dan pada tahun 2003, terdapat 100 juta pelanggan yang menggunakan CDMA di seluruh dunia. Kelebihan utama yang dimiliki generasi ketiga adalah kemampuan transfer data yang cepat atau memiliki bit rate yang tinggi. Tingginya bit rate yang dimiliki menyebabkan banyak operator CDMA dapat menyediakan berbagai aplikasi multimedia yang lebih baik dan bervariasi, dan menjadi daya tarik tersendiri bagi pelanggan. Bayangkan saja, hanya dengan sebuah handphone, kita memiliki fasilitas kamera, video, komputer, stereo dan radio. Selain itu, berbagai fasilitas hiburan pun bisa dinikmati seperti video klip, keadaan lalu lintas secara real time, teleconference, bahkan sekadar memesan tempat di restoran, cukup dengan menekan tombol di handphone. Ketika kita duduk di rumah pun, kita masih bisa melakukan berbagai hal tanpa harus keluar ruangan, seperti mencek saldo bank, membayar SPP untuk kuliah anak-anak, memesan makanan dan lain-lain. Itu semua bukan hal yang mustahil bagi generasi ketiga. Dalam jangka panjang, CDMA dan teknologi-teknologi lainnya seperti GSM akan dibandingkan berdasarkan pada biaya total per pelanggan dari jaringan infrastruktur dan harga pesawat telefon.Dengan 3G, komunikasi murah dan berkualitas bukan impian belaka.
Proyektor LCD (liquid crystal display) yang dilengkapi dengan kamera CCD (charge coupled device). Kamera CCD berfungsi mengubah citra optik obyek yang hendak diproyeksikan menjadi sinyal video, yang kemudian melalui rangkaian elektronik video diubah menjadi citra transparan pads panel LCD. Citra transparan ini lalu diproyeksikan ke layar menggunakan sistem lensa dan sumber cahaya yang sesuai. Sistem lensa yang digunakan terdiri dari satu lensa Fresnel berjarak fokus 71,1 mm sebagai lensa kondenser dan satu lensa positif akromat berjarak fokus 78 mm sebagai lensa proyeksi. Sumber cahaya yang digunakan adalah lampu halogen bereflektor dengan daya 250 W/ 24 V. Jarak proyektor ke layar 140,4 cm dan ukuran citra yang dibentuk 140 x 101 cm2. Perfomansi proyektor yang dibuat kemudian dibandingkan dengan perfomansi OHP merk Cabin. Besaran yang dibandingkan adalah iluminansi layar dan distribusinya, resolusi, dan kontras citra pads layar yang diperoleh.
ISO 9001 ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui untuk sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM). SMM menyediakan kerangka kerja bagi perusahaan anda dan seperangkat prinsip-prinsip dasar dengan pendekatan manajemen secara nyata dalam aktifitas rutin perusahaan untuk terciptanya konsistensi mencapai kepuasan pelanggan. Setiap jenis organisasi dapat mengambil manfaat dari penerapan atas persyaratan-persyaratan ISO 9001 berdasarkan delapan prinsip-prinsip manajemen : • organisasi yang berfokus pada pelanggan • kepemimpinan • keterlibatan orang • pendekatan terhadap proses pendekatan yang sistematik pada manajemen • pembuatan keputusan berdasarkan • pendekatan nyata • hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan • peningkatan berkesinambungan manfaat-manfaat ISO 9001 • Kepuasan pelanggan – dengan penyampaian produk secara konsisten dalam memenuhi persyaratanpersyaratan pelanggan • Mengurangi biaya operasional – dengan peningkatan berkesinambungan pada proses-proses dan hasil dari efisiensi operasional • Peningkatan hubungan pada pemegang kepentingan – termasuk para staf, pelanggan dan pemasok • Persyaratan kepatuhan hukum – dengan pemahaman bagaimana persyaratan suatu peraturan dan perundang-undangan tersebut mempunyai pengaruh tertentu pada suatu organisasi dan para pelanggan anda • Peningkatan terhadap pengendalian manajemen resiko – dengan konsistensi secara terus-menerus dan adanya mampu telusur suatu produk dan pelayanan • Tercapainya kepercayaan masyarakat terhadap bisnis yang dijalankan – dibuktikan dengan adanya verifikasi pihak ketiga yang independen pada standar yang diakui • Kemampuan untuk mendapatkan lebih banyak bisnis – khususnya pemenuhan spesifikasi-spesifikasi pengadaan yang membutuhkan sertifikasi sebagai suatu persyaratan untuk melakukan suplai barang dan jasa
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah alat perencanaan strategik yang sangat berdaya untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam melipatgandakan kinerja keuangan berkesinambungan. Implementasi Balanced Scorecard sebagai alat perencanaan strategik pada hakikatnya menuntut perubahan secara radikal gaya manajemen (management style) yang meliputi: perubahan alat (toolset), perubahan pengetahuan manajemen (skillset), dan pergeseran sikap mental (mindset). Sebagai alat perencanaan, Balanced Scorecard dilandasi oleh falsafah perencanaan yang fit dengan jamannya dan diisi dengan pengetahuan manajemen yang dilandasi dengan paradigma manajemen baru. 4 Perspektif Balance Scorecard Banyak metoda untuk mengukur keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi. Beberapa tahun kebelakang ukuran keberhasilan itu kebanyakan dinilai dari financial performance dan atau market share saja, walaupun sekarang juga masih banyak yang mengunakan ukuran tersebut. Di era Teknologi Informasi dan Komunikasi saat ini banyak pelaku di bisnis ini lebih mengutamakan kepada pertumbuhan (growth) dibandingkan dengan financial. Kita ketahui bahwa bisnis TIK memerlukan comunity yang menggunakan produknya (hardware/software/services/others) dan belum tentu comunity tadi membayar untuk produk tersebut secara langsung. Keuntungan akan didapat setelah comunity terbentuk menjadi loyal comunity. Di era TIK ini, banyak pelaku bisnis yang menggunakan Balanced Scorecard (BSC) dengan hasil yang sangat menakjubkan. Pendekatan yang dilakukan pada Balanced Scorecard menghubungkan strategi yang ada dalam suatu organisasi/perusahaan, mulai dari visi, critical success factor(dalam hal ini saya analogikan pada rencana strategi), dan pengukuran performansi keberhasilan. Pengukuran dalam Balanced Scorecard dibagi kedalam empat perspektif : Customer, Internal Business, Innovation and Learning, dan Financial Perspective. Perspektif pelanggan menggunakan ukuran berapa “nilai” yang diberikan kepada pelanggan dilihat dari segi waktu, kualitas, performansi dan layanan, dan biaya. Contohnya ukuran kecepatan waktu mulai dari permintaan sampai dengan pengiriman sampai ditangan pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk kita, tingkat penjualan terhadap produk baru, dan atau banyaknya service call yang dilayani. Pada perspektif internal dapat mengevaluasi ekspektasi yang diharapkan pelanggan dapat terpenuhi melalui perbaikan proses di internal organisasi tersebut. Disini juga kita dapat mengukur tingkat keahlian dan produktifitas karyawan, kualitas yang dihasilkan oleh organisasi tersebut, dan atau sistem informasi yang baik yang berjalan dalam organisasi. Dari sisi perspektif inovasi dan pembelajaran dari suatu organisasi kita dapat mengukurnya melalui, peningkatan dan inovasi yang berkelanjutan terhadap produk-produk yang dimiliki. Kita harus garis bawahi bahwa produk disini tidak selamanya berupa barang, pelayanan dan hal-hal lain yang bersifat jasa pun adalah produk. Ukuran yang diberikan antara lain banyaknya produk-produk baru yang dihasilkan dan persentase kebrhasilan penjualannya, tingkat penestrasi terhadap market baru, atau implementasi SCM (supply Chain Management), dll. Apabila target-target diatas dapat terpenuhi maka efeknya akan mengimbas pada perspektif finansial juga. Finansial disini termasuk mengukur pendapatan dan pengeluaran, lebih dalamnya lagi ROI (return on investment), tingkat penjualan, pertumbuhan market share, dll. Hal terpenting yang harus kita pahami adalah bagaimana suatu organisasi mendefinisikan apa yang ingin dicapai serta membuat ukurannya yang selanjutnya terus memonitor progres yang telah dicapai. Selanjutnya kita bisa melihat apakah tujuan kita akan tercapai atau tidak. Balanced Scorecard diukur dalam jangka pendek dan jangka panjang dan di evaluasi setiap bagian yang ada dalam suatu organisasi yang akan memberikan kontribusi untuk mewujudkan setiap tujuan. Balanced Scorecard dapat diterapkan oleh semua jenis organisasi dan semua jenis industri baik profit maupun non-profit.
Malcolm Baldrige Nama Malcolm Baldrige sendiri diambil dari nama mantan Menteri Perdagangan AS yang menginisiasi kegiatan penghargaan ini. Sejak diperkenalkan pada tahun 1988, penghargaan tahunan ini telah memberikan kontiribusi yang signifikan bagi peningkatan mutu dan kinerja bisnis beragam perusahaan disana. Seiring dengan hal itu, banyak negara di berbagai belahan dunia yang mengadopsi pendekatan dan kriteria yang digunakan oleh Komite Malcolm Baldrige untuk mengukur keunggulan kinerja. Kriteria yang mereka gunakan dikenal juga sebagai 7 Pilar Malcolm Baldrige. Dan jika diamati, tujuh kriteria ini memang sangat berperan dalam menentukan maju mundurnya sebuah organisasi (baik organisasi bisnis maupun organisasi publik). 7 pilar atau kriteria Malcolm Baldrige adalah:. Pilar yang pertama adalah Leadership. Kriteria ini ingin melihat bagaimana para leader di organisasi Anda menampilkan kapasitasnya : bagaimana mereka menetapkan visi dan tujuan organisasi; dan kemudian mengkomunikasikannya kepada setiap anggota. Juga apakah leaders di organisasi Anda memiliki kecakapan untuk mengelola dan menginspirasi anak buahnya untuk mencapai keunggulan kinerja. Coba sekarang pikirkan sejenak : kira-kira bagaimana mutu leadership para atasan atau bos di kantor Anda? Sudah oke dan berkelas dunia, atau yah…..boss saya kok begini sih…… Pilar kedua : Strategic Planning. Kriteria ini mau melihat bagaimana proses perumusan strategi ditetapkan dilingkungan kantor Anda. Dan yang tak kalah penting : apakah konten strategi itu secara tepat merespon dinamika perubahan lingkungan bisnis? Jadi kira-kira apa strategi yang telah ditetapkan oleh kantor Anda sekarang? Jangan-jangan Anda sendiri ndak pernah “ngeh” dengan peta strategi di kantor Anda. Doh. Pilar ketiga : Customer Focus. Apakah produk dan layanan yang disediakan oleh organisasi Anda sudah mak nyuss? Atau hanya bermutu ala kadarnya? Apakah produk atau layanan yang dibentangkan oleh kantor Anda selalu segar nan inovatif; dan membuat para pelanggan bisa tersenyum riang? Atau sebaliknya : selalu menebarkan ketidak-andalan dan kualitas yang pas-pasan? Pilar keempat : Performance Measurement. Apakah setiap leaders di tempat Anda sudah memiliki key performance indicators (KPI) yang jelas dan terukur? Dan apakah key indicators itu selalu direview secara periodik untuk melihat progress dan mengambil corrective action (jika targetnya meleset)? Pengelolaan kinerja dengan indikator yang jelas merupakan salah satu tanda munculnya performance-based culture yang kuat di sebuah organisasi. Pilar kelima : People Focus. Seberapa jauh perhatian dan komitmen manajemen organisasi Anda terhadap pengembangan mutu SDM-nya? Elemen ini juga mau melihat apakah organisasi telah memberikan skema reward yang fair dan atraktif kepada segenap anggotanya. Kontribusi angggota yang melejit hanya akan merebak jika sebuah organisasi punya kebjiakan people focus yang solid dan konsisten. Pilar keenam : Process Management. Kriteria ini mau mengukur bagaimana kantor Anda mendesain dan mengelola proses kerja kunci? Apakah setiap alur proses sudah didesain dengan ramping dan efisien? Atau masih banyak proses kerja yang terlalu birokratis, tidak saling terkoordinasi dengan baik, dan justru menimbulkan banyak silang sengketa diantara berbagai bagian/departemen? Pilar yang ketuju atau yang terakhir : Result. Pilar yang ketuju ini mau melihat bagaimana hasil akhir kinerja organisasi : apakah makin kompetitif, makin efektif, dan makin mengkilap kinerja seluruh aspek organisasinya? Melalui 7 pilar diatas kita bisa menakar dimana level kinerja organisasi. 7 Pilar ini juga sangat membantu jika sebuah organisasi hendak melakukan proses transformasi
Six Sigma Six Sigma adalah suatu alat manajemen baru yang digunakan untuk mengganti Total Quality Management ( TQM ), sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan. Memiliki tujuan untuk, menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu pembuatan produk, dan mehilangkan biaya. Six sigma juga disebut sistem komprehensive - maksudnya adalah strategi, disiplin ilmu, dan alat - untuk mencapai dan mendukung kesuksesan bisnis.Six Sigma disebut strategi karena terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan, disebut disiplin ilmu karena mengikuti model formal,yaitu DMAIC ( Define, Measure, Analyze, Improve, Control )dan alat karena digunakan bersamaan dengan yang lainnya, seperti Diagram Pareto(Pareto Chart) dan Histogram.Kesuksesan peningkatan kualitas dan kinerja bisnis, tergantung dari kemampuan untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Kemampuan ini adalah hal fundamental dalam filosofi six sigma Faktor penting dalam implementasi Six Sigma 1. Dukungan dari Top level. Six sigma menawarkan pencapaian yang terukur yang tidak akan mampu ditolak oleh pemimpin perusahaan, yang dikerjakan oleh seorang super star yg sangat tahu apa yg harus dilakukan di bidangnya (Black Belt, Project Champion, Executive Champion).[ 2. Tim yang hebat Para Executive Champion, Deployment Champions, Project Champions, Master Black Belts, Black Belts, dan Green Belts adalah orang-orang yg terlatih dengan baik untuk mengerjakan proyek Six Sigma 3. Training yg berbeda dgn yg pernah ada Anggota proyek Six Sigma adalah mereka yg pernah ditraining secara khusus dengan biaya antara $15,000-$25,000 per Black Belt, yg akan dibayar melalui saving yg didapat dari setiap proyek Six Sigma 4. Alat ukur yg baru, dengan menggunakan DPMO (Defects Per Million Opportunities) yang berhubungan erat dgn Critical to Quality (CTC) yg diukur berdasarkan persepsi customer, yg bisa dibandingkan antar departemen atau divisi dalam satu perusahaan. 5. Tradisi perusahaan yg baru, yaitu mempromosikan usaha untuk melakukan peningkatan kualitas secara terus menerus] Prosesnya Six Sigma Langkah pertama adalah pembuatan keputusan oleh manajemen senior untuk terlibat dalam upaya tersebut. Karena akan membutuhkan sumber daya yang penting untuk organisasi keputusan ini harus dibuat oleh eksekutif kepala dan laporan langsung nya. Kemudian diadakan seminar eksekutif, biasanya satu sampai dua hari, untuk tim eksekutif untuk mempelajari pendekatan dasar dan mendiskusikan peran pribadi mereka. Salah satu peran penting adalah memilih "Champions", manajer senior yang akan mengawasi kerja aktual dari enam tim sigma. Perusahaan kemudian menyediakan kursus khusus untuk juara, biasanya tiga sampai lima hari yang panjang. Selama kursus metode dasar Six Sigma yang diperkenalkan dan Champions mulai bekerja keras saat para pemimpin tim (sering disebut sabuk hitam) akan terlibat. Beberapa perusahaan menyebutnya sebagai 'tim perbaikan proses' dan ' spesialis perbaikan proses ' tapi singkatan ini kurang diperhatikan serta mulai ditinggalkan, kemudian muncul istilah dalam karate "sabuk hitam" dan menjadi lebih popular
Integrated Performance Management System Integrated Performance Management System Adalah Bagan/ kerangka logis yang mampu menjelaskan hubungan sistematis antara tujuan yang ingin dicapai, kebijakan yang ditetapkan, aktivitas/ proses yang dilakukan serta kontribusi relatif faktor-faktor penentu keberhasilan (CSF) terhadap kinerja entitas/ program secara menyeluruh (integral). Sebagai bagian dari manajemen kinerja secara keseluruhan, model di atas digunakan untuk mengintegrasikan kebijakan, sumber daya yang dimiliki dan proses-proses yang dilaksanakan. Keterkaitan antar bagian secara relatif terhadap pencapaian tujuan digunakan sebagai basis penghargaan, penelusuran sebab kegagalan/ keberhasilan dan upaya untuk memperbaikinya. Acuan dasar dalam menyusun model ini adalah "Statement on Management Accounting Number 4DD, Institute of Management Accounting" tanggal 15 Mei 1998. Rancangan model pengukuran kinerja dengan Pendekatan IPMS pada dasarnya terdiri dari 6 bagian alur yang saling berhubungan, yaitu: • Strategic Intent adalah keinginan / maksud strategis yang ingin dicapai oleh suatu program dalam jangka waktu tertentu. • Core Activity/Process merupakan aktivitas/kegiatan utama / kegiatan inti yang dilaksanakan di dalam suatu program untuk mencapai strategic intent. • Critical Success Factor (CSF) didefinisikan sebagai faktor yang paling berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan suatu program. • Key Performance Indikator (KPI) adalah petunjuk/indikator kunci yang menentukan kinerja suatu program • Formula merupakan suatu metode pengukuran kinerja dengan cara membandingkan suatu variabel dengan variabel lainnya. • Score adalah nilai kinerja suatu program yang diperoleh dari formula.
PENJELASAN: Diagram Tebar Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi. Pareto Diagram Diagram Pareto pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli ekonomi dari Italia, bernama "Vilvredo Pareto", pada tahun 1897 dan kemudian digunakan oleh Dr. M. Juran dalam bidang pengendalian mutu. Alat bantu ini biasa digunakan untuk menganalisa suatu fenomena, agar dapat diketahui hal-hal yang prioritas dari fenomena tersebut. Maka istilah PARETO biasanya identik dengan PRIORITY. Pada suatu diagram Pareto akan dapat diketahui, suatu faktor merupakan faktor yang paling prioritas dibandingkan faktor-faktor (minimal 4 faktor) lainnya, karena faktor tersebut berada pada urutan terdepan, terbanyak atau pun tertinggi pada deretan sejumlah faktor yang dianalisa. Melalui dua diagram Pareto yang diperbandingkan, akan dapat dilihat perubahan seluruh/sebagian faktor-faktor yang sedang diteliti, pada kondisi yang berbeda. Diagram Pareto juga biasa digunakan untuk dapat menentukan"pangkal persoalan", berdasarkan analisa yang massif, dengan mempertimbangkan beberapa sudut pandang. Misalnya : Ada 4 persoalan yang dihadapi, yaitu A, B, C, D. Bila ditinjau dari frekuensi kejadian, ternyata persoalan C yang paling sering terjadi, tetapi bila ditinjau dari akibatnya secara finansial, ternyata persoalan A yang paling merugikan bila tidak segera diatasi, tetapi bila dilihat dari segi enerji yang terbuang, mungkin malah persoalan B yang paling menonjol. Berdasarkan tinjauan-tinjauan inilah, kemudian dapat disimpulkan, manakah dari ke-empat faktor itu, yang akan menjadi prioritas persoalan untuk ditindaklanjuti ?
Histogram Dikenal juga sebagai grafik distribusi frekuensi, salah satu jenis grafik batang yang digunakan untuk menganalisa mutu dari sekelompok data (hasil produksi), dengan menampilkan nilai tengah sebagai standar mutu produk dan distribusi atau penyebaran datanya. Meski sekelompok data memiliki standar mutu yang sama, tetapi bila penyebaran data semakin melebar ke kiri atau ke kanan, maka dapat dikatakan bahwa mutu hasil produksi pada kelompok tersebut kurang bermutu, sebaliknya, semakin sempit sebaran data pada kiri dan kanan nilai tengah, maka hasil produksi dapat dikatakan lebih bermutu, karena mendekati spect yang telah ditetapkan. Agar Histogram memberikan gambaran yang akurat tentang kondisi hasil produksi, perlu dilakukan pengolahan data yang akurat terlebih dulu, dimulai dari pengumpulan data, tidak kurang dari 50 sampel, yaitu jumlah yang dianggap dapat memenuhi populasi yang akan diamati. Pengolahan data pada Histogram menjadi sangat penting, terutama dalam menentu-kan besaran nilai tengah (standar) dan seberapa banyak kelas-kelas data yang akan menggambarkan penyebaran data yang tercipta. Melalui gambar Histogram yang ditampilkan, akan dapat diprediksi hal-hal sebagai berikut : a. Bila bentuk Histogram pada sisi kiri dan kanan dari kelas yang tertinggi berbentuk simetri, maka dapat diprediksi bahwa proses berjalan konsisten, artinya seluruh faktor-faktor dalam proses memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. b. Bila Histogram berbentuk sisir, kemungkinan yang terjadi adalah ketidak-tepatan dalam pengukuran atau pembulatan nilai data, sehingga berpengaruh pada penetapan batas-batas kelas. c. Bila sebaran data melampaui batas-batas spesifikasi, maka dapat dikatakan bahwa ada bagian dari hasil produk yang tidak memenuhi spesifikasi mutu. Tetapi sebaliknya, bila sebaran data ternyata berada di dalam batas-batas spesifikasi, maka hasil produk sudah memenuhi spesifikasi mutu yang ditetapkan. Secara umum, histogram biasa digunakan untuk memantau pengembangan produk baru, penggunaan alat atau teknologi produksi yang baru, memprediksi kondisi pengendalian proses, hasil penjualan, manajemen lingkungan dan lain sebagainya. Scatter Diagram Alat bantu ini sangat berguna untuk mendeteksi korelasi (hubungan) antara dua variable (faktor), sekaligus juga memperlihatkan tingkat hubungan tersebut (kuat atau lemah). Pada pemanfaatannya, scatter diagram membutuhkan data berpasangan sebagai bahan baku analisisnya, yaitu sekumpulan nilai x sebagai faktor yang independen berpasangan dengan sekumpulan nilai y sebagai faktor dependen. Artinya, bahwa setiap nilai x yang didapatkan memberi dampak pada nilai y. Contohnya : Diperoleh data bahwa ada hubungan antara banyaknya komplain (x) dengan jumlah retur barang (y) : x = 5 eks y = 50 eks. x = 10 y = 120 eks. x = 12 y = 150 eks. dst. Melalui penggambaran data tersebut dalam scatter diagram, akan dapat dilakukan analisa lebih lanjut, sejauhmana antara faktor x dan y memiliki korelasi, yang dalam hal ini direpresentasikan sebagai nilai r (rho), yaitu nilai yang menunjukkan tingkat keeratan hubungan antar faktor tersebut. Dikatakan kedua faktor itu berhubungan sangat erat bila nilai rho mendekati angka + 1. Di samping itu, juga akan dapat disimpulkan kecenderungan arah korelasi tersebut (positif atau negatif). Korelasi memiliki kecenderungan positif bila setiap pertambahan faktor x menyebab-kan pertambahan faktor y, sebaliknya kecenderungan negatif bila setiap pertam- bahan menyebabkan pengurangan faktor y. Control Chart Ini adalah sebuah alat bantu berupa grafik yang akan menggambarkan stabilitas suatu proses kerja. Melalui gambaran tersebut akan dapat dideteksi apakah proses tersebut berjalan baik (stabil) atau tidak ? Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali. Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu. Alat bantu ini pertama kali diperkenalkan oleh W.A. Shewhart di Laboratorium Bell Telephone. Karakteristik pokok pada alat bantu ini adalah adanya sepasang batas kendali (Upper dan Lower Limit), sehingga dari data yang dikumpulkan akan dapat terdeteksi kecenderungan kondisi proses yang sesungguhnya. Pada dasarnya alat bantu ini adalah berupa rekaman data suatu proses yang sudah berjalan. Bila data yang terkumpul sebagian besar berada dalam batas pengendalian, maka dapat disimpulkan bahwa proses berjalan dalam kondisi stabil. Tetapi sebaliknya, bila sebagian besar data menunjukkan deviasi di luar batas kendali, maka bisa dikatakan proses berjalan tidak normal, yang bisa berdampak pada penurunan Mutu produk. Mutu produk yang diciptakan melalui suatu proses panjang, sesungguhnya tidak pernah bisa terlepas dari variasi, yang dalam hal ini bisa dibedakan menjadi 2 kategori, yaitu : (1) "Chance Cause", yaitu variasi yang timbul secara tidak terduga dan sukar dikendalikan, dan (2) "Assignable Cause", yaitu variasi yang bisa diperkirakan penyebabnya dan memungkinkan untuk dilakukan pencegahan. Control Chart sangat bermanfaat untuk memonitor proses operasional atau produksi agar bila terjadi suatu penyimpangan dapat segera ditindaklanjuti. Menggunakan alat bantu ini secara kontinyu, akan bisa mencegah persoalan mutu yang berlarut-larut dan cacat produk yang berlebihan. Graphs (Block diagram, Pie Chart, Sun Chart etc.) Grafik biasa digunakan sebagai alat bantu untuk menerangkan suatu kondisi, menggambarkan trend, memprediksi situasi secara lebih jelas, melalui sejumlah data yang digambarkan, baik dalam bentuk balok (block), lingkaran (Pie Chart), garis (Line chart) dan lain sebagainya. Penggambaran grafik yang tepat akan memberikan kemudahan dalam membaca data yang ditampilkan, sehingga memungkinkan untuk penelitian atau analisa lebih lanjut.
Ishikawa Diagram Ini adalah satu-satunya alat bantu yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif dalam penyajiannya. Alat bantu ini menggambarkan tentang suatu kondisi "penyimpangan mutu" yang dipengaruhi oleh bermacam-macam penyebab yang saling berhubungan. Berbeda dengan alat-alat bantu lainnya, karena penggunaannya akan lebih efektif bila dilakukan dalam kelompok. Sehingga alat bantu ini seringkali identik dengan kegiatan kelompok. Di samping itu, manfaat optimum diperoleh bila Ishikawa Diagram mampu menampilkan akar-akar penyebab yang sesungguhnya dari suatu penyimpangan (ketidakbermutuan).
CONTOH-CONTOH DIAGRAM: 1. Check sheet Check sheet merupakan lembar pemeriksaan untuk memudahkan dan menyederhanakan pencatatan data. Contoh :
2. Histogram Histogram menggambarkan bentuk distribusi karakteristik mutu yang dihasilkan oleh data yang dikumpulkan melalui check sheet. Contoh :
3. Diagram pareto Diagram ini menggambarkan unsur karakteristik mutu yang paling dominan dari unsur-unsur lainnya. Contoh:
4. Diagram sebab akibat (fish bone diagram) Fishbone diagram digunakan untuk mencari semua penyebab dari suatu permasalahan berdasarkan komponen-komponen yang terkait pada sistem kerja tersebut. Contoh :
5. Stratifikasi Tool ini mengelompokkan sekumpulan data yang mempunyai karakteristik sama. Contoh:
6. Diagram tebar Scatered diagram digunakan untuk menentukan korelasi antara penyebab dan akibat yang timbul dari suatu permasalahan. Contoh :
7. Grafik dan peta kendali Tool ini digunakan untuk menetapkan batas-batas tindakan pengambilan keputusan dalam pengendalian mutu secara statistik. Contoh:
PENEMUAN BARU MENGENAI 7 TOOLS dibandingkan dengan yang diatas 7 new tools 7 new tools atau 7 new QC tools mempunyai kegunaan yang serupa dengan 7 tools. Namun 7 new tools ini lebih banyak digunakan pada level manajerial. Yang termasuk 7 new tools adalah: 1. Diagram hubungan Relation diagram dapat memberikan penjelasan pada hubungan kausal yang saling menjalis (intertwined causal relationship) pada permasalahan yang kompleks untuk memperoleh solusi yang sesuai. Diagram ini sebenarnya hampir mirip seperti influence diagram. Contoh dari diagram ini dapat dilihat seperti berikut.
2. Diagram afinitas Affinity diagram memberikan penjelasan permasalahan yang penting, tetapi belum terungkapkan, yaitu dengan mengumpulkan data verbal dari situasi yang tidak teratur dan membingungkan kemudian menganalisis data tersebut dengan afinitas mutual. Alat ini merupakan bagian dari group method approach.
3. Diagram sistematis Systematic diagram adalah suatu metode untuk mencari cara yang paling sesuai dan efektif untuk mencapai tujuan yang ada. Dalam sumber yang lain diagram ini juga sering disebut dengan tree diagram. Contoh dari alat ini adalah sebagai berikut :
4. Diagram matriks Matrix diagram memberikan penjelasan pada titik permasalahan melalui pemikiran multidimensional. Alat ini biasa digunakan dlam perancangan sebuah produk. Contoh dari diagram matrik seperti berikut.
5. Metode matriks data analisis Matrix data analysis ini mengatur data dan menampilkannya dalam sebuah diagram matriks, sehingga data dengan jumlah besar dapat divisualisasikan dan dipahami dengan mudah.
6. Metode PDPC Process decision program chart method dapat membantu dalam menentukan proses yang akan digunakan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dengan mengevaluasi kemajuan dari peristiwa dan variasi hasil yang mungkin.
7. Metode diagram panah Arrow diagram method digunakan untuk menyusun rencana harian yang paling sesuai dan memonitor perkembangannya secara efisien. Alat ini sering digunakan dalam manajemen proyek untuk menentukan jalur kritis.
Setelah melihat ketujuh tools di atas yang merupakan 7 perangkat awal dan 7 perangkat baru maka kita dapat melihat perbedaan keduanya. 7 tools merupakan suatu alat yang mengumpulkan data terlebih dahulu baru menjelaskan permasalahan apa yang terjadi atau lebih dikenal dengan pendekatan analitis (analytical aproach). Sementara, 7 new tools mendefinisikan masalah sebelum mengumpulkan semua data terlebih dahulu. Beberapa keuntungan menggunakan new 7 tools antara lain: 1. Mengorganisir data-data yang bersifat verbal (bersifat kualitatif) 2. Mengembangkan beberapa ide 3. Meingkatkan proses perencanaan 4. Menghilangkan kesalahan dan mengindari informasi yang miss 5. Menjelaskan permasalahan secara jelas
PENJELASAN: Diagram Tebar Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi. Pareto Diagram Diagram Pareto pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli ekonomi dari Italia, bernama "Vilvredo Pareto", pada tahun 1897 dan kemudian digunakan oleh Dr. M. Juran dalam bidang pengendalian mutu. Alat bantu ini biasa digunakan untuk menganalisa suatu fenomena, agar dapat diketahui hal-hal yang prioritas dari fenomena tersebut. Maka istilah PARETO biasanya identik dengan PRIORITY. Pada suatu diagram Pareto akan dapat diketahui, suatu faktor merupakan faktor yang paling prioritas dibandingkan faktor-faktor (minimal 4 faktor) lainnya, karena faktor tersebut berada pada urutan terdepan, terbanyak atau pun tertinggi pada deretan sejumlah faktor yang dianalisa. Melalui dua diagram Pareto yang diperbandingkan, akan dapat dilihat perubahan seluruh/sebagian faktor-faktor yang sedang diteliti, pada kondisi yang berbeda. Diagram Pareto juga biasa digunakan untuk dapat menentukan"pangkal persoalan", berdasarkan analisa yang massif, dengan mempertimbangkan beberapa sudut pandang. Misalnya : Ada 4 persoalan yang dihadapi, yaitu A, B, C, D. Bila ditinjau dari frekuensi kejadian, ternyata persoalan C yang paling sering terjadi, tetapi bila ditinjau dari akibatnya secara finansial, ternyata persoalan A yang paling merugikan bila tidak segera diatasi, tetapi bila dilihat dari segi enerji yang terbuang, mungkin malah persoalan B yang paling menonjol. Berdasarkan tinjauan-tinjauan inilah, kemudian dapat disimpulkan, manakah dari ke-empat faktor itu, yang akan menjadi prioritas persoalan untuk ditindaklanjuti ?
Histogram Dikenal juga sebagai grafik distribusi frekuensi, salah satu jenis grafik batang yang digunakan untuk menganalisa mutu dari sekelompok data (hasil produksi), dengan menampilkan nilai tengah sebagai standar mutu produk dan distribusi atau penyebaran datanya. Meski sekelompok data memiliki standar mutu yang sama, tetapi bila penyebaran data semakin melebar ke kiri atau ke kanan, maka dapat dikatakan bahwa mutu hasil produksi pada kelompok tersebut kurang bermutu, sebaliknya, semakin sempit sebaran data pada kiri dan kanan nilai tengah, maka hasil produksi dapat dikatakan lebih bermutu, karena mendekati spect yang telah ditetapkan. Agar Histogram memberikan gambaran yang akurat tentang kondisi hasil produksi, perlu dilakukan pengolahan data yang akurat terlebih dulu, dimulai dari pengumpulan data, tidak kurang dari 50 sampel, yaitu jumlah yang dianggap dapat memenuhi populasi yang akan diamati. Pengolahan data pada Histogram menjadi sangat penting, terutama dalam menentu-kan besaran nilai tengah (standar) dan seberapa banyak kelas-kelas data yang akan menggambarkan penyebaran data yang tercipta. Melalui gambar Histogram yang ditampilkan, akan dapat diprediksi hal-hal sebagai berikut : a. Bila bentuk Histogram pada sisi kiri dan kanan dari kelas yang tertinggi berbentuk simetri, maka dapat diprediksi bahwa proses berjalan konsisten, artinya seluruh faktor-faktor dalam proses memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. b. Bila Histogram berbentuk sisir, kemungkinan yang terjadi adalah ketidak-tepatan dalam pengukuran atau pembulatan nilai data, sehingga berpengaruh pada penetapan batas-batas kelas. c. Bila sebaran data melampaui batas-batas spesifikasi, maka dapat dikatakan bahwa ada bagian dari hasil produk yang tidak memenuhi spesifikasi mutu. Tetapi sebaliknya, bila sebaran data ternyata berada di dalam batas-batas spesifikasi, maka hasil produk sudah memenuhi spesifikasi mutu yang ditetapkan. Secara umum, histogram biasa digunakan untuk memantau pengembangan produk baru, penggunaan alat atau teknologi produksi yang baru, memprediksi kondisi pengendalian proses, hasil penjualan, manajemen lingkungan dan lain sebagainya. Scatter Diagram Alat bantu ini sangat berguna untuk mendeteksi korelasi (hubungan) antara dua variable (faktor), sekaligus juga memperlihatkan tingkat hubungan tersebut (kuat atau lemah). Pada pemanfaatannya, scatter diagram membutuhkan data berpasangan sebagai bahan baku analisisnya, yaitu sekumpulan nilai x sebagai faktor yang independen berpasangan dengan sekumpulan nilai y sebagai faktor dependen. Artinya, bahwa setiap nilai x yang didapatkan memberi dampak pada nilai y. Contohnya : Diperoleh data bahwa ada hubungan antara banyaknya komplain (x) dengan jumlah retur barang (y) : x = 5 eks y = 50 eks. x = 10 y = 120 eks. x = 12 y = 150 eks. dst. Melalui penggambaran data tersebut dalam scatter diagram, akan dapat dilakukan analisa lebih lanjut, sejauhmana antara faktor x dan y memiliki korelasi, yang dalam hal ini direpresentasikan sebagai nilai r (rho), yaitu nilai yang menunjukkan tingkat keeratan hubungan antar faktor tersebut. Dikatakan kedua faktor itu berhubungan sangat erat bila nilai rho mendekati angka + 1. Di samping itu, juga akan dapat disimpulkan kecenderungan arah korelasi tersebut (positif atau negatif). Korelasi memiliki kecenderungan positif bila setiap pertambahan faktor x menyebab-kan pertambahan faktor y, sebaliknya kecenderungan negatif bila setiap pertam- bahan menyebabkan pengurangan faktor y. Control Chart Ini adalah sebuah alat bantu berupa grafik yang akan menggambarkan stabilitas suatu proses kerja. Melalui gambaran tersebut akan dapat dideteksi apakah proses tersebut berjalan baik (stabil) atau tidak ? Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali. Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu. Alat bantu ini pertama kali diperkenalkan oleh W.A. Shewhart di Laboratorium Bell Telephone. Karakteristik pokok pada alat bantu ini adalah adanya sepasang batas kendali (Upper dan Lower Limit), sehingga dari data yang dikumpulkan akan dapat terdeteksi kecenderungan kondisi proses yang sesungguhnya. Pada dasarnya alat bantu ini adalah berupa rekaman data suatu proses yang sudah berjalan. Bila data yang terkumpul sebagian besar berada dalam batas pengendalian, maka dapat disimpulkan bahwa proses berjalan dalam kondisi stabil. Tetapi sebaliknya, bila sebagian besar data menunjukkan deviasi di luar batas kendali, maka bisa dikatakan proses berjalan tidak normal, yang bisa berdampak pada penurunan Mutu produk. Mutu produk yang diciptakan melalui suatu proses panjang, sesungguhnya tidak pernah bisa terlepas dari variasi, yang dalam hal ini bisa dibedakan menjadi 2 kategori, yaitu : (1) "Chance Cause", yaitu variasi yang timbul secara tidak terduga dan sukar dikendalikan, dan (2) "Assignable Cause", yaitu variasi yang bisa diperkirakan penyebabnya dan memungkinkan untuk dilakukan pencegahan. Control Chart sangat bermanfaat untuk memonitor proses operasional atau produksi agar bila terjadi suatu penyimpangan dapat segera ditindaklanjuti. Menggunakan alat bantu ini secara kontinyu, akan bisa mencegah persoalan mutu yang berlarut-larut dan cacat produk yang berlebihan. Graphs (Block diagram, Pie Chart, Sun Chart etc.) Grafik biasa digunakan sebagai alat bantu untuk menerangkan suatu kondisi, menggambarkan trend, memprediksi situasi secara lebih jelas, melalui sejumlah data yang digambarkan, baik dalam bentuk balok (block), lingkaran (Pie Chart), garis (Line chart) dan lain sebagainya. Penggambaran grafik yang tepat akan memberikan kemudahan dalam membaca data yang ditampilkan, sehingga memungkinkan untuk penelitian atau analisa lebih lanjut.
Ishikawa Diagram Ini adalah satu-satunya alat bantu yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif dalam penyajiannya. Alat bantu ini menggambarkan tentang suatu kondisi "penyimpangan mutu" yang dipengaruhi oleh bermacam-macam penyebab yang saling berhubungan. Berbeda dengan alat-alat bantu lainnya, karena penggunaannya akan lebih efektif bila dilakukan dalam kelompok. Sehingga alat bantu ini seringkali identik dengan kegiatan kelompok. Di samping itu, manfaat optimum diperoleh bila Ishikawa Diagram mampu menampilkan akar-akar penyebab yang sesungguhnya dari suatu penyimpangan (ketidakbermutuan).
CONTOH-CONTOH DIAGRAM: 1. Check sheet Check sheet merupakan lembar pemeriksaan untuk memudahkan dan menyederhanakan pencatatan data. Contoh :
2. Histogram Histogram menggambarkan bentuk distribusi karakteristik mutu yang dihasilkan oleh data yang dikumpulkan melalui check sheet. Contoh :
3. Diagram pareto Diagram ini menggambarkan unsur karakteristik mutu yang paling dominan dari unsur-unsur lainnya. Contoh:
4. Diagram sebab akibat (fish bone diagram) Fishbone diagram digunakan untuk mencari semua penyebab dari suatu permasalahan berdasarkan komponen-komponen yang terkait pada sistem kerja tersebut. Contoh :
5. Stratifikasi Tool ini mengelompokkan sekumpulan data yang mempunyai karakteristik sama. Contoh:
6. Diagram tebar Scatered diagram digunakan untuk menentukan korelasi antara penyebab dan akibat yang timbul dari suatu permasalahan. Contoh :
7. Grafik dan peta kendali Tool ini digunakan untuk menetapkan batas-batas tindakan pengambilan keputusan dalam pengendalian mutu secara statistik. Contoh:
PENEMUAN BARU MENGENAI 7 TOOLS dibandingkan dengan yang diatas 7 new tools 7 new tools atau 7 new QC tools mempunyai kegunaan yang serupa dengan 7 tools. Namun 7 new tools ini lebih banyak digunakan pada level manajerial. Yang termasuk 7 new tools adalah: 1. Diagram hubungan Relation diagram dapat memberikan penjelasan pada hubungan kausal yang saling menjalis (intertwined causal relationship) pada permasalahan yang kompleks untuk memperoleh solusi yang sesuai. Diagram ini sebenarnya hampir mirip seperti influence diagram. Contoh dari diagram ini dapat dilihat seperti berikut.
2. Diagram afinitas Affinity diagram memberikan penjelasan permasalahan yang penting, tetapi belum terungkapkan, yaitu dengan mengumpulkan data verbal dari situasi yang tidak teratur dan membingungkan kemudian menganalisis data tersebut dengan afinitas mutual. Alat ini merupakan bagian dari group method approach.
3. Diagram sistematis Systematic diagram adalah suatu metode untuk mencari cara yang paling sesuai dan efektif untuk mencapai tujuan yang ada. Dalam sumber yang lain diagram ini juga sering disebut dengan tree diagram. Contoh dari alat ini adalah sebagai berikut :
4. Diagram matriks Matrix diagram memberikan penjelasan pada titik permasalahan melalui pemikiran multidimensional. Alat ini biasa digunakan dlam perancangan sebuah produk. Contoh dari diagram matrik seperti berikut.
5. Metode matriks data analisis Matrix data analysis ini mengatur data dan menampilkannya dalam sebuah diagram matriks, sehingga data dengan jumlah besar dapat divisualisasikan dan dipahami dengan mudah.
6. Metode PDPC Process decision program chart method dapat membantu dalam menentukan proses yang akan digunakan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dengan mengevaluasi kemajuan dari peristiwa dan variasi hasil yang mungkin.
7. Metode diagram panah Arrow diagram method digunakan untuk menyusun rencana harian yang paling sesuai dan memonitor perkembangannya secara efisien. Alat ini sering digunakan dalam manajemen proyek untuk menentukan jalur kritis.
Setelah melihat ketujuh tools di atas yang merupakan 7 perangkat awal dan 7 perangkat baru maka kita dapat melihat perbedaan keduanya. 7 tools merupakan suatu alat yang mengumpulkan data terlebih dahulu baru menjelaskan permasalahan apa yang terjadi atau lebih dikenal dengan pendekatan analitis (analytical aproach). Sementara, 7 new tools mendefinisikan masalah sebelum mengumpulkan semua data terlebih dahulu. Beberapa keuntungan menggunakan new 7 tools antara lain: 1. Mengorganisir data-data yang bersifat verbal (bersifat kualitatif) 2. Mengembangkan beberapa ide 3. Meingkatkan proses perencanaan 4. Menghilangkan kesalahan dan mengindari informasi yang miss 5. Menjelaskan permasalahan secara jelas
Sistem Inventory dengan Menggunakan Metode Persediaan FIFO dan Average
Liliana, Denny Fransiskus Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra Jl. Siwalankerto 121-131 Surabaya
e-mail : lilian@peter.petra.ac.id,
Abstrak
Pada era teknologi informasi ini, sangatlah dibutuhkan berbagai bentuk informasi yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan secara cepat. Informasi yang dibutuhkan haruslah akurat dan dapat diandalkan sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pengguna informasi tersebut. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kebutuhan akan informasi saat ini menjadi prioritas utama bagi para decision maker (pengambil keputusan) dalam mengelola perusahaan. Berdasarkan realita tersebut, maka kebutuhan informasi pada perusahaan – perusahaan saat ini telah beralih menjadi kebutuhan yang utama. Oleh karena itu, informasi yang biasanya didapatkan dengan cara yang tradisional atau manual, sudah tidak dapat digunakan lagi secara maksimal dalam memenuhi kebutuhan perusahaan akan adanya informasi yang akurat dan cepat. Dengan sistem informasi yang komputerisasi dengan baik, informasi terolah dengan lebih cepat dan perhitungan dapat dilakukan lebih tepat. Salah satu kebutuhan pengolahan informasi yang terkomputerisasi dengan baik adalah bagian sistem distribusi barang. Dari tiga macam metode yang dapat digunakan dalam pengaturan penyediaan barang, yang akan dikembangkan dalam penelitian ini adalah metode FIFO dan average. Sistem komputer yang terintegrasi dan terkontrol dengan metode perhitungan persediaan yang tepat, sangat dibutuhkan oleh perusahaan – perusahaan secara umum untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. Dengan dikembangkannya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kinerja dari perusahaan yang menggunakannya. Sistem ini tidak dikembangkan secara mandiri,namun terintegrasi dengan pencatatan transaksi pembelian, penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian. Dengan demikian sistem komputerisasi ini mampu meningkatkan kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
Kata kunci : persediaan barang, FIFO, average, sisten distribusi
Pendahuluan Pada umumnya sistem transaksi yang ada saat ini dapat dikatakan sangat manual. Untuk transaksi pembelian, bagian pembelian mengirim PO(pesanan) atau memesan barang kepada supplier melalui telepon. Supplier akan mengirimkan barang disertai dengan faktur pembelian dan surat jalan. Pada saat barang telah diterima dan cocok dengan surat jalan yang ada, maka bagian pembelian akan memberikan tanda terima kepada supplier dan barang disimpan di gudang. Tanda terima itu yang dibuat menjadi laporan pembelian harian yang akan diserahkan kepada owner. Sedangkan untuk transaksi penjualan, customerdapat melakukan pemesanan pada bagian penjualan melalui telepon atau dengan DO pesanan (khusus bagi yang telah manjadi langganan) atau customer dapat langsung datang dan membeli barang, kemudian bagian penjualan akan membuat faktur penjualan dan surat jalan. Untuk customer yang membeli secara langsung dan membayar lunas, maka faktur penjualan yang asli langsung diberikan, beserta dengan barang yang dijual kepada customer. Sedangkan, bagi customer yang memesan melalui telepon atau DO pesanan dan membayar secara kredit, maka barang akan dikirimkan kepada customer beserta surat jalan dan salah satu copy dari faktur penjualan. Kemudian customer akan memberikan tanda terima untuk digunakan dalam menagih. Faktur – faktur penjualan yang transaksi nya terjadi pada hari itu dibuat menjadi laporan penjualan harian yang akan diserahkan kepada owner. Dengan cara manual maka perhitungan harga penjualan tidak bisa dilakukan dengan cepat. Hal ini bisa menghambat kinerja dan penentuan harga tidak dihitung secara akurat. Dan untuk transaksi – transaksi lain, seperti pencatatan kartu stok, pembuatan penagihan, dan lain – lain dilakukan dengan pencatatan dan perhitungan yang masih secara manual juga. Dengan sistem yang seperti ini, sering terjadi “human error”, sehingga dibutuhkan sistem transaksi yang terkomputerisasi untuk lebih mengoptimalkan sistem yang ada di dalam perusahaan.
FIFO dan Average a. First-in, First-out (FIFO) Metode FIFO mengasumsikan barang yang lebih dahulu dibeli adalah barang yang akan dijual pertama kali dijual. Metode FIFO seringkali tidak nampak secara langsung pada aliran fisik dari barang tersebut karena pengambilan barang dari gudang lebih didasarkan pada pengaturan barangnya. Dengan demikian meode FIFO lebih nampak pada perhitungan harga pokok barang. Dalam metode FIFO, biaya yang digunakan untuk membeli barang pertama kali akan dikenali sebagai Cost of Goods Sold (COGS). Untuk perhitungan harga maka digunakan harga dari stok barang dari transaksi yang terdahulu. b. Average Metode average mengasumsikan barang yang ada untuk dijual memiliki harga yang sama untuk setiap unitnya. Dalam metode ini, jika persediaan barang berasal dari dua transaksi atau lebih dengan harga yang berbeda maka digunakan persamaan 1 untuk menghitung harga pokoknya. HPP = ∑ (harga * jumlah barang) / total barang. (1) Dimana harga dan jumlah barang diambil mulai dari transaksi paling awal.
ER-Diagram
Gambar 1. ERD sistem inventori Pada ER Diagram diatas, tabel stok digunakan untuk membantu membuat perhitungan harga. Pada tabel ini disimpan pula tanggal pembelian barang. Sedangkan di tabel barang yang disimpan adalah harga yang sudah dihitung ulang.
Uji Coba Implementasi program. Proses FIFO Pada gambar 2, tabel proses 1 terbentuk, setelah terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 01/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000.
Gambar 2. Tabel Proses input data pembelian Setelah terdapat data penjualan faktur FJ0001 pada tanggal 03/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 10000, maka tabel proses berubah menjadi seperti pada gambar 3. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 02/12/2005 berubah menjadi 5 buah.
Gambar 3. Tabel Proses input data penjualan Tabel proses input data penjualan tersebut di atas diprose sehingga menghasilkan tabel barang yang baru, seperti tampak pada gambar 4. Dan setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur penjualan barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Retur menambahkan record baru pada tabel proses.
Gambar 4. Tabel Proses setelah retur penjualan
Pada gambar 5 tabel proses 3 berubah menjadi tabel proses 4, setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RB0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur pembelian barang BHA001 sebanyak 1 buah. Data retur mengurangi jumlah barang BHA001 menjadi 4.
Gambar 5. Tabel Proses setelah retur pembelian. Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 seperti pada gambar 5. dan BMO001 pada gambar 6. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar 7.
Gambar 6. Kartu Stok Barang BHA001 setelah proses FIFO Kartu stok diatas terbentuk setelah adanya transaksi yang diproses dengan menggunakan metode FIFO, baik pembelian, penjualan, maupun retur. Kartu stok menghasilkan history dari suatu barang. Demikian juga dengan kartu stok BMO001, seperti pada gambar 7.
Gambar 7. Kartu Stok Barang BMO001 setelah proses FIFO Proses Average Pada gambar 8, tabel terbentuk setelah terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 06/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000. Karena yang digunakan metode Average, maka record yang ada hanya 1 untuk setiap kode barang, dan setiap ada transaksi maka record tersebut yang berubah sesuai dengan data transaksi yang diproses.
Gambar 8. Tabel Proses input data pembelian Setelah terdapat data penjualan faktur FJ0001 pada tanggal 07/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 5000, maka tabel proses berubah menjadi seperti pada gambar 9. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 06/12/2005 berubah menjadi 5 buah.
Gambar 9. Tabel barang dengan HPP yang sudah dihitung ulang Dari tabel pada gambar 3, berubah menjadi tabel pada gambar 10, setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 08/12/2005 yang berisi retur penjualan barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Dengan demikian, HPP dari barang BHA001 yang semula 2000 berubah menjadi 1833, akibat bertambahnya barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan HPP 1000.
Gambar 10. Tabel perhitungan HPP setelah terjadi retur Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 seperti pada gambar 11. dan BMO001 pada gambar 12. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar 13.
Gambar 11. Kartu Stok Barang BHA001 setelah proses Average Kartu stok diatas terbentuk setelah adanya transaksi yang diproses dengan menggunakan metode Average, baik pembelian, penjualan, maupun retur. Kartu stok menghasilkan history dari suatu barang.
Gambar 12. Kartu Stok Barang BMO001 setelah proses Average
Kesimpulan Dari hasil uji coba dapat disimpulkan sebagai berikut: • Program sistem distribusi dengan menggunakan metode persediaan FIFO / Average dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian, penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian. Dengan sistem komputerisasi ini, kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
Daftar Pustaka
Kendall & Kendall. System Analysis And Desain Fifth Edition. McLeod, Raymond Jr. Management Information System. 6th ed. New Jersey : Prentice Hall Inc., 1995. Meigs & Meigs, Financial Accounting. 7th ed. New York, 1992.
Gugus Kendali Mutu adalah sekelompok karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.
Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.
Mutu usaha secara keseluruhan meliputi :
a. Quality produk, biaya dan waktu penyediaan.
b. Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.
c. Dampak yang ditimbulkan terhadap lingkungan disekitarnya.
B. Asas-asas Pokok GKM
1. Asas Pembangunan Manusia
Sejarah GKM adalah sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan penempatan peranan manusia yang lebih bermakna, khususnya para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan. Titik tolak falsafah pembangunan manusia (people building philosophy) yang tanpa batas ini hendaknya senantiasa dipertahankan agar dalam menghadapi berbagai masalah produktivitas, asas ini tidak ditinggalkan sehingga GKM akan tetap menjadi seperti apa yang dicita-citakan.
2. Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group Dynamic and Teamwork)
Upaya dan karya GKM adalah upaya dan karya bersama (kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan GKM adalah bertumpu pada sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang saling menunjang (human synergistic) dan saling mengindahkan (win-win style), sehingga semua pihak yang berkepentingan terhadap keberhasilan GKM hendaknya senantiasa ikut serta dalam mengarahkan dan memelihara kelompok atau gugus ini, sehingga akan tetap bertahan menjadi kelompok dan bukan sejumlah orang yang dikumpulkan semata-mata.
C. Asas-asas Umum GKM
1. Asas Informalitas
Organisasi GKM adalah organisasi yang informal atau tidak resmi, artinya tidak terikat pada struktur organisasi formal yang ada, yang mungkin saja akan membatasi sekali gerakan GKM. Namun demikian, pimpinan perusahaan sangat berkepentingan dan harus merestui (mendukung) sepenuhnya atas terbentuknya GKM sekalipun pimpinan perusahaan tidak ikut campur dalam menetapkan sasaran, kegiatan dan mekanisme kerja gugus ini.
2. Asas Kesukarelaan
Keikutsertaan seseorang karyawan dalam GKM adalah diundang, yang hendaknya berdasarkan kesukarelaan semata-mata, sehingga pada dasarnya karyawan bisa saja tidak ikut serta dalam GKM sampai ia merasa dirugikan atau merasa membutuhkan sendiri.
3. Asas Keterlibatan Total
Dengan kemampuan apapun, tanpa perkecualian, tiap karyawan yang menjadi anggota GKM hendaknya dilibatkan atau melibatkan diri dalam kebersamaan dan segala upaya memecahkan permasalahan yang ditetapkan secara bersama-sama oleh gugus.
4. Asas Memadukan
GKM dalam kegiatannya memadukan pengelolaan sumber daya kelompok manusia dan sumber daya non manusia secara seimbang dengan senantiasa memperhatikan proses kelompoknya (synergistic decision making), mengingat manusia adalah sekaligus sebagai sumber daya dan sebagai pengelola sumber daya tersebut yang sangat berbeda hakekatnya dengan sumber daya yang lain.
5. Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan
GKM adalah kelompok yang memecahkan masalah secara terus-menerus dan sambil belajar bersama serta berkembang bersama baik di dalam maupun di luar pertemuan gugus. Pertemuan gugus yang satu ke pertemuan lain adalah kegiatan yang berkesinambungan sehingga tidak akan terjadi masalah yang tanpa penyelesaian. Bagi GKM, berkesinambungan adalah jauh lebih penting daripada jumlah masalah yang dirampungkan, sebab kesinambungan lebih menjamin mutu pekerjaan dan kepuasan kerja gugus.
6. Asas Kegunaan
Dalam upaya pemecahan masalah, GKM menganut asas kegunaan praktis, artinya keberhasilan upaya pemecahan masalahnya akan diukur terutama dari segi praktisnya..
7. Asas Keterbukaan
Kepentingan GKM adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan yang maksimal hanya akan dicapai jika ada keterbukaan untuk saling belajar dari semua pihak, lebih-lebih antar gugus, sehingga asas keterbukaan ini perlu senantiasa dipelihara dan dipertahankan oleh pihak manapun.
8. Asas Loyalitas pada Organisasi
Kesetiaan atau loyalitas karyawan anggota gugus yang dituntut adalah kesetiaan pada organisasi perusahaannya, bukan pada pribadi, baik atasan, pucuk pimpinan maupun pemiliknya. Ketergantungan pada pribadi seseorang akan sangat mengganggu kemantapan stabilitas) kegiatan anggotanya.
D. Tujuan Umum GKM
1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya.
2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif.
3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah.
4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan.
5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah.
6. Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan mutu kerja.
7. Meningkatkan motivasi karyawan.
8. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok.
9. Menciptakan hubungan atasan-bawahan yang lebih serasi.
10. Meningkatkan kesadaran tentang keselamatan kerja.
11. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya.
E. Hubungan GKM dengan TQC
Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) adalah suatu sistem yang memadukan pengembangan pemeliharaan, perbaikan mutu usaha untuk mencapai produksi pada tingkat yang paling ekonomis dan dapat memenuhi kepuasan pelanggan (konsumen).
Dalam penerapannya, TQC membutuhkan partisipasi dari semua orang (karyawan) dan melibatkan semua fungsi departemen yang ada di dalam suatu perusahaan atau disebut dengan Company Wide Quality Control (pengendalian mutu perusahaan secara menyeluruh).
Dalam pelaksanaannya juga, program TQC dilandasi oleh beberapa hal, yaitu :
· People Building
Manusia sebagai subjek yang dinamis sehingga sangat penting adanya usaha untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada.
· Team Building
Adanya pembentukan kelompok-kelompok kecil yang dinamis yang berupaya untuk menyelesaikan masalah operasional di lokasi kerjanya masing-masing.
· Market in
Semua usaha atau langkah tindakan perlu mencerminkan kepuasan bagi pihak yang menggunakan hasil kerja kita atau disebut dengan istilah yang populer yaitu the next process in our customer.
· Problem is Opportunity for Progress
Semua masalah yang timbul jangan dihindari, justru masalah dijadikan suatu kesempatan untuk melakukan suatu perbaikan (improvement).
GKM bisa dijadikan salah satu alat untuk menunjang penerapan TQC, karena pada dasarnya GKM juga berangkat dari suatu kelompok karyawan yang mempunyai semangat yang besar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi di lokasi kerjanya, sehingga bisa dicapai suatu perbaikan (improvement).
Tetapi yang perlu diperhatikan di sini adalah penerapan TQC tidak bisa dicapai hanya semata-mata dengan membentuk GKM dalam suatu perusahaan. Adalah suatu anggapan yang keliru bahwa perusahaan yang sudah melaksanakan GKM berarti sudah menerapkan TQC, karena GKM lebih diarahkan untuk kelompok karyawan guna menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari, sedangkan TQC adalah suatu program yang menyeluruh yang lebih luas cakupannya sehingga perlu ditunjang juga dengan usaha (tindakan) yang lain selain membentuk dan mengaktifkan GKM.
II. PERANAN FASILITATOR DALAM GKM
Keberhasilan dan kedinamisan GKM banyak ditentukan oleh orang yang berperan sebagai fasilitator dalam gugus tersebut. Karena tugas utama seorang fasilitator adalah mengembangkan gugus mutu menjadi kelompok pemecah persoalan yang efektif. Fasilitator harus mampu turut campur dalam situasi yang tidak positif, seperti timbulnya rasa bosan atau rasa tegang dalam kelompok, persaingan antar anggota, tidak adanya partisipasi dari satu atau beberapa orang anggota, dominasi pemimpin (ketua) atau ketidakmampuan kelompok mencapai suatu kesepakatan.
Dengan ikut campur seperti di atas, fasilitator memperlihatkan adanya perhatian dan tanggung jawab terhadap kelompok. Kemampuan untuk turut campur seperti ini akan dimiliki oleh orang yang memiliki kemampuan mendengarkan yang baik yang telah membina hubungan baik dengan bawahan dan rekan sejawat dan yang memiliki bakat sebagai perantara dalam perbedaan pendapat.
Untuk menguraikan lebih dalam lagi semua penyebab, sebaiknya menggunakan metode sumbang saran (brain storming), karena semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin baik hasilnya. Selain itu dengan metode bertanya “mengapa” yang berulang bisa mengefektifkan dalam menguraikan semua penyebab yang berpengaruh terhadap akibat, baik langsung maupun tidak langsung. Pertanyaan “mengapa” ini bisa dihentikan, jika dirasakan pertanyaan “mengapa” tersebut sudah tidak diperlukan karena sudah terbayang suatu tindakan penanggulangan dari penyebab tersebut.
5. Peta Kendali (Control Chart)
Merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Peta kendali juga bisa dipergunakan untuk mengukur apakah proses (kegiatan produksi) dalam keadaan terkendali atau tidak. Proses dikatakan dalam keadaan terkendali jika unit yang diukur berada dalam batas-batas kendali.
Pada peta kendali bisa diketahui adanya penyimpangan tetapi tidak terlihat penyebab penyimpangan tersebut. Peta kendali hanya menunjukkan perubahan data dari waktu ke waktu.
Ada beberapa jenis peta kendali, tetapi untuk penyajian data yang sering dipakai adalah peta kendali X-R, yang bentuknya seperti di bawah ini :
6. Histogram
Histogram adalah diagram berupa diagram batang (balok) yang menggambarkan penyebaran (distribusi) data yang ada, jadi dengan menggnakan histogram, data yang dikumpulkan akan dengan mudah diketahui sebenarnya (distribusinya).
7. Diagram Tebar
Diagram tebar adalah diagram yang digunakan untuk mengetahui apakah ada korelasi (hubungan) atau tidak antara 2 variabel. Diagram tebar bisa juga digunakan untuk mengetahui apakah suatu penyebab yang diduga mempengaruhi atau tidak terhadap akibat (masalah) yang sedang dihadapi.
B. Delapan (8) Langkah dalam GKM
Sebenarnya delapan langkah untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh GKM merpakan siklus PDCA yaitu Plan (rencana), Do (mengerjakan), Check (memeriksa), Action (tindakan). Hal ini dapat dilihat pada gambar dibawah :
1. Langkah 1 : Menentukan Tema Masalah
Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di lingkungan kerja GKM. Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :
a. Mengambil salah 1 masalah tema) yang menjadi prioritas dari beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas produk, safety, dsb).
b. Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian masalah) :
a. Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan manajemen (perusahaan).
b. Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif mudah.
c. Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas), sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan membaca tema tersebut.
2. Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan Data
Langkah kedua ini ditujukan untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk mendukung beberapa hal, misalnya :
a. Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).
b. Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi (yang akan diselesaikan)
Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya :
a. Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih dahulu.
b. Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.
c. Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan diselesaikan.
d. Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)
3. Langkah 3 : Menentukan Penyebab
Menentukan penyebab dibagi menjadi 2 tahap yaitu :
a. Menentukan semua penyebab yang mungkin berpengaruh terhadap masalah. Untuk menentukan semua penyebab ini bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan (Ishikawa) dengan teknik sumbang saran yang melibatkan semua anggota gugus.
b. Memilih penyebab yang paling mungkin (dominan) di antara semua penyebab yang ada (point no. 1). Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan 2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.
· Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan diagram pareto sehingga akan dipilih penyebab yang berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan diagram tebar sehingga akan diketahui penyebab-penyebab yang benar-benar memberikan pengaruh terhadap masalah.
· Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan yang melibatkan semua anggota gugus.
Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu, pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).
4. Langkah 4 : Merencanakan Perbaikan
Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan untuk menghilangkan semua penyebab (penyebab yang dominan) yang sudah ditentukan sebelumnya. Merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran (penyampaian ide) dari semua anggota gugus dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah perbaikan yang paling efektif dan efisien.
Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When.
5. Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan
Langkah ke-5 ini adalah melaksanakan semua rencana perbaikan yang sudah disepakati dan dibahas dengan matang oleh semua anggota gugus.
Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu dijelaskan juga tentang pentingnya kesungguhan dan partisipasi penuh dari semua anggota gugus sesuai tugas yang sudah dibagikan dan diharapkan juga semua pelaksanaan dari rencana perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan waktu yang disepakati.
6. Langkah 6 : Memeriksa Hasil Perbaikan
Setelah semua rencana sudah dilaksanakan dengan benar sesuai dengan yang disepakati, maka langkah selanjutnya adalah memeriksa hasil dari perbaikan tersebut, untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi suatu masalah.
Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan membandingkan data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah perbaikan.
Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto, maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto. Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.
7. Langkah 7 : Standarisasi
Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang dihadapi, langkah berikutnya perlu dibuatkan standarisasi yang bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja gugus dan ditujukan pula untuk mencegah masalah yang muncul sebelumnya akan terulang lagi. Jika perlu standarisasi ini juga bisa disebarluaskan kepada lokasi kerja yang lain yang sejenis dengan lokasi kerja gugus. Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standar untuk cara kerja (metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin dan lingkungan kerja.
8. Langkah 8 : Merencanakan Langkah Berikutnya
Pada dasarnya merencanakan langkah berikutnya adalah menentukan masalah selanjutnya yang akan diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama dengan penentuan tema masalah seperti di langkah pertama yaitu masalah yang dipilih untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :
· Memilih masalah yang paling prioritas dari masalah-masalah yang ada di lokasi kerja, atau
· Memilih masalah melalui kesepakatan semua anggota gugus
Sebelum membahas lebih lanjut, ada baiknya bila terlebih dulu melihat kembali, jenis-jenis alat bantu yang tergabung dalam "The 7 QC Tools" dan cara penggunaannya, sebagai berikut :
1. Checksheet
Alat bantu ini sangat tepat digunakan sebagai alat PENGUMPUL DATA, tetapi tidak cukup memenuhi syarat bila digunakan untuk menganalisa data, karena semua data yang dikumpulkan adalah data fenomena/fakta yang sedang terjadi (berlangsung). Itulah sebabnya dikatakan bahwa Checksheet adalah alat bantu yang digunakan pada saat suatu proses/kegiatan berlangsung. Macam-macam bentuk Checksheet, tetapi yang paling populer digunakan adalah bentuk "Tally". Contoh penggunaan Checksheet : Pengumpulan score pada pertandingan bulu-tangkis.Mengingat bahwa Checksheet digunakan pada saat proses berlangsung, maka hal terpenting yang harus menjadi perhatian adalah BAGAN (kerangka) formulir untuk pengisian data. Hendaknya bagan disiapkan sedemikian rupa, agar pengisian data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, tetapi juga mampu memuat seluruh data yang diperlukan.
2. Pareto Diagram
Diagram Pareto pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli ekonomi dari Italia, bernama "Vilvredo Pareto", pada tahun 1897 dan kemudian digunakan oleh Dr. M. Juran dalam bidang pengendalian mutu. Alat bantu ini biasa digunakan untuk menganalisa suatu fenomena, agar dapat diketahui hal-hal yang prioritas dari fenomena tersebut. Maka istilah PARETO biasanya identik dengan PRIORITY.
Pada suatu diagram Pareto akan dapat diketahui, suatu faktor merupakan faktor yang paling prioritas dibandingkan faktor-faktor (minimal 4 faktor) lainnya, karena faktor tersebut berada pada urutan terdepan, terbanyak atau pun tertinggi pada deretan sejumlah faktor yang dianalisa.
Melalui dua diagram Pareto yang diperbandingkan, akan dapat dilihat perubahan seluruh/sebagian faktor-faktor yang sedang diteliti, pada kondisi yang berbeda.
Diagram Pareto juga biasa digunakan untuk dapat menentukan"pangkal persoalan", berdasarkan analisa yang massif, dengan mempertimbangkan beberapa sudut pandang. Misalnya : Ada 4 persoalan yang dihadapi, yaitu A, B, C, D. Bila ditinjau dari frekuensi kejadian, ternyata persoalan C yang paling sering terjadi, tetapi bila ditinjau dari akibatnya secara finansial, ternyata persoalan A yang paling merugikan bila tidak segera diatasi, tetapi bila dilihat dari segi enerji yang terbuang, mungkin malah persoalan B yang paling menonjol. Berdasarkan tinjauan-tinjauan inilah, kemudian dapat disimpulkan, manakah dari ke-empat faktor itu, yang akan menjadi prioritas persoalan untuk ditindaklanjuti ?
3. Histogram
Dikenal juga sebagai grafik distribusi frekuensi, salah satu jenis grafik batang yang digunakan untuk menganalisa mutu dari sekelompok data (hasil produksi), dengan menampilkan nilai tengah sebagai standar mutu produk dan distribusi atau penyebaran datanya. Meski sekelompok data memiliki standar mutu yang sama, tetapi bila penyebaran data semakin melebar ke kiri atau ke kanan, maka dapat dikatakan bahwa mutu hasil produksi pada kelompok tersebut kurang bermutu, sebaliknya, semakin sempit sebaran data pada kiri dan kanan nilai tengah, maka hasil produksi dapat dikatakan lebih bermutu, karena mendekati spect yang telah ditetapkan.
Agar Histogram memberikan gambaran yang akurat tentang kondisi hasil produksi, perlu dilakukan pengolahan data yang akurat terlebih dulu, dimulai dari pengumpulan data, tidak kurang dari 50 sampel, yaitu jumlah yang dianggap dapat memenuhi populasi yang akan diamati.
Pengolahan data pada Histogram menjadi sangat penting, terutama dalam menentu-kan besaran nilai tengah (standar) dan seberapa banyak kelas-kelas data yang akan menggambarkan penyebaran data yang tercipta.
Melalui gambar Histogram yang ditampilkan, akan dapat diprediksi hal-hal sebagai berikut :
a. Bila bentuk Histogram pada sisi kiri dan kanan dari kelas yang tertinggi berbentuk simetri, maka dapat diprediksi bahwa proses berjalan konsisten, artinya seluruh faktor-faktor dalam proses memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
b. Bila Histogram berbentuk sisir, kemungkinan yang terjadi adalah ketidak-tepatan dalam pengukuran atau pembulatan nilai data, sehingga berpengaruh pada penetapan batas-batas kelas.
c. Bila sebaran data melampaui batas-batas spesifikasi, maka dapat dikatakan bahwa ada bagian dari hasil produk yang tidak memenuhi spesifikasi mutu. Tetapi sebaliknya, bila sebaran data ternyata berada di dalam batas-batas spesifikasi, maka hasil produk sudah memenuhi spesifikasi mutu yang ditetapkan.
Secara umum, histogram biasa digunakan untuk memantau pengembangan produk baru, penggunaan alat atau teknologi produksi yang baru, memprediksi kondisi pengendalian proses, hasil penjualan, manajemen lingkungan dan lain sebagainya.
4. Scatter Diagram
Alat bantu ini sangat berguna untuk mendeteksi korelasi (hubungan) antara dua variable (faktor), sekaligus juga memperlihatkan tingkat hubungan tersebut (kuat atau lemah).
Pada pemanfaatannya, scatter diagram membutuhkan data berpasangan sebagai bahan baku analisisnya, yaitu sekumpulan nilai x sebagai faktor yang independen berpasangan dengan sekumpulan nilai y sebagai faktor dependen. Artinya, bahwa setiap nilai x yang didapatkan memberi dampak pada nilai y. Contohnya : Diperoleh data bahwa ada hubungan antara banyaknya komplain (x) dengan jumlah retur barang (y) : x = 5 Ã y = 50 eks.
x = 10 Ã y = 120 eks.
x = 12 Ã y = 150 eks. dst.
Melalui penggambaran data tersebut dalam scatter diagram, akan dapat dilakukan analisa lebih lanjut, sejauhmana antara faktor x dan y memiliki korelasi, yang dalam hal ini direpresentasikan sebagai nilai r (rho), yaitu nilai yang menunjukkan tingkat keeratan hubungan antar faktor tersebut. Dikatakan kedua faktor itu berhubungan sangat erat bila nilai rho mendekati angka + 1. Di samping itu, juga akan dapat disimpulkan kecenderungan arah korelasi tersebut (positif atau negatif).
Korelasi memiliki kecenderungan positif bila setiap pertambahan faktor x menyebab-kan pertambahan faktor y, sebaliknya kecenderungan negatif bila setiap pertam- bahan menyebabkan pengurangan faktor y.
5. Control Chart
Ini adalah sebuah alat bantu berupa grafik yang akan menggambarkan stabilitas suatu proses kerja. Melalui gambaran tersebut akan dapat dideteksi apakah proses tersebut berjalan baik (stabil) atau tidak ?
Alat bantu ini pertama kali diperkenalkan oleh W.A. Shewhart di Laboratorium Bell Telephone. Karakteristik pokok pada alat bantu ini adalah adanya sepasang batas kendali (Upper dan Lower Limit), sehingga dari data yang dikumpulkan akan dapat terdeteksi kecenderungan kondisi proses yang sesungguhnya. Pada dasarnya alat bantu ini adalah berupa rekaman data suatu proses yang sudah berjalan. Bila data yang terkumpul sebagian besar berada dalam batas pengendalian, maka dapat disimpulkan bahwa proses berjalan dalam kondisi stabil. Tetapi sebaliknya, bila sebagian besar data menunjukkan deviasi di luar batas kendali, maka bisa dikatakan proses berjalan tidak normal, yang bisa berdampak pada penurunan Mutu produk.
Mutu produk yang diciptakan melalui suatu proses panjang, sesungguhnya tidak pernah bisa terlepas dari variasi, yang dalam hal ini bisa dibedakan menjadi 2 kategori, yaitu : (1) "Chance Cause", yaitu variasi yang timbul secara tidak terduga dan sukar dikendalikan, dan (2) "Assignable Cause", yaitu variasi yang bisa diperkirakan penyebabnya dan memungkinkan untuk dilakukan pencegahan.
Control Chart sangat bermanfaat untuk memonitor proses operasional atau produksi agar bila terjadi suatu penyimpangan dapat segera ditindaklanjuti. Menggunakan alat bantu ini secara kontinyu, akan bisa mencegah persoalan mutu yang berlarut-larut dan cacat produk yang berlebihan.
6. Graphs (Block diagram, Pie Chart, Sun Chart etc.)
Grafik biasa digunakan sebagai alat bantu untuk menerangkan suatu kondisi, menggambarkan trend, memprediksi situasi secara lebih jelas, melalui sejumlah data yang digambarkan, baik dalam bentuk balok (block), lingkaran (Pie Chart), garis (Line chart) dan lain sebagainya.
Penggambaran grafik yang tepat akan memberikan kemudahan dalam membaca data yang ditampilkan, sehingga memungkinkan untuk penelitian atau analisa lebih lanjut.
7. Ishikawa Diagram
Ini adalah satu-satunya alat bantu yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif dalam penyajiannya.
Alat bantu ini menggambarkan tentang suatu kondisi "penyimpangan mutu" yang dipengaruhi oleh bermacam-macam penyebab yang saling berhubungan.
Berbeda dengan alat-alat bantu lainnya, karena penggunaannya akan lebih efektif bila dilakukan dalam kelompok. Sehingga alat bantu ini seringkali identik dengan kegiatan kelompok. Di samping itu, manfaat optimum diperoleh bila Ishikawa Diagram mampu menampilkan akar-akar penyebab yang sesungguhnya dari suatu penyimpangan (ketidakbermutuan).
tools atau yang biasa disebut 7 QC tools merupakan salah satu metode untuk menjabarkan masalah-masalah yang terdapat pada suatu sistem kerja, kemudian mencari penyebab dari permasalahan tersebut, sehingga dapat diterapkan dalam proses pengendalian kualitas (quality control). Yang termasuk dalam 7 tools adalah :
1. Check sheet
Check sheet merupakan lembar pemeriksaan untuk memudahkan dan menyederhanakan pencatatan data. Contoh :
2. Histogram
Histogram menggambarkan bentuk distribusi karakteristik mutu yang dihasilkan oleh data yang dikumpulkan melalui check sheet. Contoh :
3. Diagram pareto
Diagram ini menggambarkan unsur karakteristik mutu yang paling dominan dari unsur-unsur lainnya. Contoh:
4. Diagram sebab akibat (fish bone diagram)
Fishbone diagram digunakan untuk mencari semua penyebab dari suatu permasalahan berdasarkan komponen-komponen yang terkait pada sistem kerja tersebut.
Contoh :
5. Stratifikasi
Tool ini mengelompokkan sekumpulan data yang mempunyai karakteristik sama. Contoh:
6. Diagram tebar
Scatered diagram digunakan untuk menentukan korelasi antara penyebab dan akibat yang timbul dari suatu permasalahan. Contoh :
7. Grafik dan peta kendali
Tool ini digunakan untuk menetapkan batas-batas tindakan pengambilan keputusan dalam pengendalian mutu secara statistik. Contoh:
7 new tools
7 new tools atau 7 new QC tools mempunyai kegunaan yang serupa dengan 7 tools. Namun 7 new tools ini lebih banyak digunakan pada level manajerial. Yang termasuk 7 new tools adalah:
1. Diagram hubungan
Relation diagram dapat memberikan penjelasan pada hubungan kausal yang saling menjalis (intertwined causal relationship) pada permasalahan yang kompleks untuk memperoleh solusi yang sesuai. Diagram ini sebenarnya hampir mirip seperti influence diagram. Contoh dari diagram ini dapat dilihat seperti berikut.
2. Diagram afinitas
Affinity diagram memberikan penjelasan permasalahan yang penting, tetapi belum terungkapkan, yaitu dengan mengumpulkan data verbal dari situasi yang tidak teratur dan membingungkan kemudian menganalisis data tersebut dengan afinitas mutual. Alat ini merupakan bagian dari group method approach.
3. Diagram sistematis
Systematic diagram adalah suatu metode untuk mencari cara yang paling sesuai dan efektif untuk mencapai tujuan yang ada. Dalam sumber yang lain diagram ini juga sering disebut dengan tree diagram. Contoh dari alat ini adalah sebagai berikut :
4. Diagram matriks
Matrix diagram memberikan penjelasan pada titik permasalahan melalui pemikiran multidimensional. Alat ini biasa digunakan dlam perancangan sebuah produk. Contoh dari diagram matrik seperti berikut.
5. Metode matriks data analisis
Matrix data analysis ini mengatur data dan menampilkannya dalam sebuah diagram matriks, sehingga data dengan jumlah besar dapat divisualisasikan dan dipahami dengan mudah.
6. Metode PDPC
Process decision program chart method dapat membantu dalam menentukan proses yang akan digunakan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dengan mengevaluasi kemajuan dari peristiwa dan variasi hasil yang mungkin.
7. Metode diagram panah
Arrow diagram method digunakan untuk menyusun rencana harian yang paling sesuai dan memonitor perkembangannya secara efisien. Alat ini sering digunakan dalam manajemen proyek untuk menentukan jalur kritis.
Setelah melihat ketujuh tools di atas yang merupakan 7 perangkat awal dan 7 perangkat baru maka kita dapat melihat perbedaan keduanya. 7 tools merupakan suatu alat yang mengumpulkan data terlebih dahulu baru menjelaskan permasalahan apa yang terjadi atau lebih dikenal dengan pendekatan analitis (analytical aproach). Sementara, 7 new tools mendefinisikan masalah sebelum mengumpulkan semua data terlebih dahulu. Beberapa keuntungan menggunakan new 7 tools antara lain:
Mengorganisir data-data yang bersifat verbal (bersifat kualitatif)
Mengembangkan beberapa ide
Meingkatkan proses perencanaan
Menghilangkan kesalahan dan mengindari informasi yang miss
