contoh analisa sistem inventori

Sistem Inventory dengan Menggunakan Metode Persediaan
FIFO dan Average

Liliana, Denny Fransiskus
Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Informatika Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131 Surabaya

e-mail : lilian@peter.petra.ac.id,

Abstrak

Pada era teknologi informasi ini, sangatlah dibutuhkan berbagai bentuk informasi yang dapat menunjang dalam pengambilan keputusan secara cepat. Informasi yang dibutuhkan haruslah akurat dan dapat diandalkan sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pengguna informasi tersebut. Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kebutuhan akan informasi saat ini menjadi prioritas utama bagi para decision maker (pengambil keputusan) dalam mengelola perusahaan. Berdasarkan realita tersebut, maka kebutuhan informasi pada perusahaan – perusahaan saat ini telah beralih menjadi kebutuhan yang utama. Oleh karena itu, informasi yang biasanya didapatkan dengan cara yang tradisional atau manual, sudah tidak dapat digunakan lagi secara maksimal dalam memenuhi kebutuhan perusahaan akan adanya informasi yang akurat dan cepat.
Dengan sistem informasi yang komputerisasi dengan baik, informasi terolah dengan lebih cepat dan perhitungan dapat dilakukan lebih tepat. Salah satu kebutuhan pengolahan informasi yang terkomputerisasi dengan baik adalah bagian sistem distribusi barang. Dari tiga macam metode yang dapat digunakan dalam pengaturan penyediaan barang, yang akan dikembangkan dalam penelitian ini adalah metode FIFO dan average.
Sistem komputer yang terintegrasi dan terkontrol dengan metode perhitungan persediaan yang tepat, sangat dibutuhkan oleh perusahaan – perusahaan secara umum untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat. Dengan dikembangkannya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kinerja dari perusahaan yang menggunakannya.
Sistem ini tidak dikembangkan secara mandiri,namun terintegrasi dengan pencatatan transaksi pembelian, penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian. Dengan demikian sistem komputerisasi ini mampu meningkatkan kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

Kata kunci : persediaan barang, FIFO, average, sisten distribusi

Pendahuluan
Pada umumnya sistem transaksi yang ada saat ini dapat dikatakan sangat manual. Untuk transaksi pembelian, bagian pembelian mengirim PO(pesanan) atau memesan barang kepada supplier melalui telepon. Supplier akan mengirimkan barang disertai dengan faktur pembelian dan surat jalan. Pada saat barang telah diterima dan cocok dengan surat jalan yang ada, maka bagian pembelian akan memberikan tanda terima kepada supplier dan barang disimpan di gudang. Tanda terima itu yang dibuat menjadi laporan pembelian harian yang akan diserahkan kepada owner.
Sedangkan untuk transaksi penjualan, customerdapat melakukan pemesanan pada bagian penjualan melalui telepon atau dengan DO pesanan (khusus bagi yang telah manjadi langganan) atau customer dapat langsung datang dan membeli barang, kemudian bagian penjualan akan membuat faktur penjualan dan surat jalan. Untuk customer yang membeli secara langsung dan membayar lunas, maka faktur penjualan yang asli langsung diberikan, beserta dengan barang yang dijual kepada customer. Sedangkan, bagi customer yang memesan melalui telepon atau DO pesanan dan membayar secara kredit, maka barang akan dikirimkan kepada customer beserta surat jalan dan salah satu copy dari faktur penjualan. Kemudian customer akan memberikan tanda terima untuk digunakan dalam menagih. Faktur – faktur penjualan yang transaksi nya terjadi pada hari itu dibuat menjadi laporan penjualan harian yang akan diserahkan kepada owner.
Dengan cara manual maka perhitungan harga penjualan tidak bisa dilakukan dengan cepat. Hal ini bisa menghambat kinerja dan penentuan harga tidak dihitung secara akurat. Dan untuk transaksi – transaksi lain, seperti pencatatan kartu stok, pembuatan penagihan, dan lain – lain dilakukan dengan pencatatan dan perhitungan yang masih secara manual juga. Dengan sistem yang seperti ini, sering terjadi “human error”, sehingga dibutuhkan sistem transaksi yang terkomputerisasi untuk lebih mengoptimalkan sistem yang ada di dalam perusahaan.


FIFO dan Average
a. First-in, First-out (FIFO)
Metode FIFO mengasumsikan barang yang lebih dahulu dibeli adalah barang yang akan dijual pertama kali dijual. Metode FIFO seringkali tidak nampak secara langsung pada aliran fisik dari barang tersebut karena pengambilan barang dari gudang lebih didasarkan pada pengaturan barangnya. Dengan demikian meode FIFO lebih nampak pada perhitungan harga pokok barang. Dalam metode FIFO, biaya yang digunakan untuk membeli barang pertama kali akan dikenali sebagai Cost of Goods Sold (COGS). Untuk perhitungan harga maka digunakan harga dari stok barang dari transaksi yang terdahulu.
b. Average
Metode average mengasumsikan barang yang ada untuk dijual memiliki harga yang sama untuk setiap unitnya. Dalam metode ini, jika persediaan barang berasal dari dua transaksi atau lebih dengan harga yang berbeda maka digunakan persamaan 1 untuk menghitung harga pokoknya.
HPP = ∑ (harga * jumlah barang) / total barang. (1)
Dimana harga dan jumlah barang diambil mulai dari transaksi paling awal.

ER-Diagram


Gambar 1. ERD sistem inventori
Pada ER Diagram diatas, tabel stok digunakan untuk membantu membuat perhitungan harga. Pada tabel ini disimpan pula tanggal pembelian barang. Sedangkan di tabel barang yang disimpan adalah harga yang sudah dihitung ulang.

Uji Coba Implementasi program.
Proses FIFO
Pada gambar 2, tabel proses 1 terbentuk, setelah terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 01/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000.


Gambar 2. Tabel Proses input data pembelian
Setelah terdapat data penjualan faktur FJ0001 pada tanggal 03/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 10000, maka tabel proses berubah menjadi seperti pada gambar 3. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 02/12/2005 berubah menjadi 5 buah.


Gambar 3. Tabel Proses input data penjualan
Tabel proses input data penjualan tersebut di atas diprose sehingga menghasilkan tabel barang yang baru, seperti tampak pada gambar 4. Dan setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur penjualan barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Retur menambahkan record baru pada tabel proses.


Gambar 4. Tabel Proses setelah retur penjualan

Pada gambar 5 tabel proses 3 berubah menjadi tabel proses 4, setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RB0001 pada tanggal 04/12/2005 yang berisi retur pembelian barang BHA001 sebanyak 1 buah. Data retur mengurangi jumlah barang BHA001 menjadi 4.

Gambar 5. Tabel Proses setelah retur pembelian.
Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 seperti pada gambar 5. dan BMO001 pada gambar 6. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar 7.

Gambar 6. Kartu Stok Barang BHA001 setelah proses FIFO
Kartu stok diatas terbentuk setelah adanya transaksi yang diproses dengan menggunakan metode FIFO, baik pembelian, penjualan, maupun retur. Kartu stok menghasilkan history dari suatu barang. Demikian juga dengan kartu stok BMO001, seperti pada gambar 7.


Gambar 7. Kartu Stok Barang BMO001 setelah proses FIFO
Proses Average
Pada gambar 8, tabel terbentuk setelah terdapat data pembelian faktur FB0001 dan FB0002, dimana FB0001 pada tanggal 06/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 1000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 2000. FB0002 pada tanggal 02/12/2005 berisi pembelian atas barang BHA001 sebanyak 10 buah seharga 3000, dan BMO001 sebanyak 10 buah seharga 4000. Karena yang digunakan metode Average, maka record yang ada hanya 1 untuk setiap kode barang, dan setiap ada transaksi maka record tersebut yang berubah sesuai dengan data transaksi yang diproses.


Gambar 8. Tabel Proses input data pembelian
Setelah terdapat data penjualan faktur FJ0001 pada tanggal 07/12/2005 yang berisi penjualan atas barang BHA001 sebanyak 15 buah seharga 5000 dan BMO001 sebanyak 15 buah seharga 5000, maka tabel proses berubah menjadi seperti pada gambar 9. Dimana data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 01/12/2005 secara otomatis terhapus dan data pembelian barang BHA001 dan BMO001 pada tanggal 06/12/2005 berubah menjadi 5 buah.


Gambar 9. Tabel barang dengan HPP yang sudah dihitung ulang
Dari tabel pada gambar 3, berubah menjadi tabel pada gambar 10, setelah dimasukkan data retur penjualan faktur RJ0001 pada tanggal 08/12/2005 yang berisi retur penjualan barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan hpp 1000. Dengan demikian, HPP dari barang BHA001 yang semula 2000 berubah menjadi 1833, akibat bertambahnya barang BHA001 sebanyak 1 buah dengan HPP 1000.


Gambar 10. Tabel perhitungan HPP setelah terjadi retur
Dari transaksi-transaksi yang terjadi diatas, maka terbentuklah kartu stok untuk barang BHA001 seperti pada gambar 11. dan BMO001 pada gambar 12. Kedua kartu stok itu berasal dari database stok, seperti pada gambar 13.

Gambar 11. Kartu Stok Barang BHA001 setelah proses Average
Kartu stok diatas terbentuk setelah adanya transaksi yang diproses dengan menggunakan metode Average, baik pembelian, penjualan, maupun retur. Kartu stok menghasilkan history dari suatu barang.

Gambar 12. Kartu Stok Barang BMO001 setelah proses Average



Kesimpulan
Dari hasil uji coba dapat disimpulkan sebagai berikut:
• Program sistem distribusi dengan menggunakan metode persediaan FIFO / Average dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam melakukan pencatatan transaksi pembelian, penjualan, retur penjualan, dan retur pembelian. Dengan sistem komputerisasi ini, kinerja perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.


Daftar Pustaka

Kendall & Kendall. System Analysis And Desain Fifth Edition.
McLeod, Raymond Jr. Management Information System. 6th ed. New Jersey : Prentice Hall Inc., 1995.
Meigs & Meigs, Financial Accounting. 7th ed. New York, 1992.